Innri endurskoðun og ráðgjöf Reykjavíkurborgar

Með hagsmuni borgarbúa að leiðarljósi

Innri endurskoðun og ráðgjöf Reykjavíkurborgar (IER) hefur lokið úttekt á innkaupum og samningsstjórnun hjá Reykjavíkurborg. 

Innkaup eru mikilvæg í rekstri hins opinbera og gegna stóru hlutverki í mótun rekstrarumhverfis fyrirtækja á almennum markaði. Árlega ver Reykjavíkurborg rúmlega 40 ma.kr. til kaupa á vörum, þjónustu og verklegum framkvæmdum. IER metur fjárhagslega áhættu og misferlis- og orðsporsáhættu innkaupa og samningagerðar í hlutfalli við það umfang. 

Markmið úttektarinnar var að kanna fylgni við lög um opinber innkaup nr. 120/2016, samþykktir innkaupa- og framkvæmdaráðs, innkaupastefnu og reglur Reykjavíkurborgar sem taka til undirbúnings innkaupa á vörum, þjónustu og verklegum framkvæmdum og samningsstjórnun.

Í úttektinni voru settar fram ábendingar er varða ábyrgð og eftirlitsskyldur aðila í innkaupaferlinu en samræma þarf regluverk varðandi innkaupamál hjá Reykjavíkurborg meðal annars hvað varðar skýrslugjöf.  Jafnframt þarf að bæta virkni upplýsingakerfa til að viðhafa virkt eftirlit með innkaupum.  Þá er lagt til að gerðar verði reglur um samningsstjórnun frá því að samningur er kominn á til loka samnings og að innkaupa- og framkvæmdaráð setji stjórnendum reglur um skilamöt svo hægt sé að fylgjast með niðurstöðu verkefna.

Stjórnendur hafa rýnt niðurstöður úttektarinnar og er viðbragða þeirra getið í skýrslunni.

Nánar má lesa um niðurstöður í skýrslu Innri endurskoðunar og ráðgjafar. 

Úttekt er lokið á innkaupum og samningsstjórnun hjá A hluta Reykjavíkurborgar

Erindisbréf fyrir fagsvið innri endurskoðunar hjá Innri endurskoðun og ráðgjöf var samþykkt á fundi endurskoðunarnefndar þann 1. júní sl. 

Endurskoðunarnefnd Reykjavíkurborgar samþykkti á fundi sínum þann 1. júní 2022 erindisbréf fyrir fagsvið innri endurskoðunar.  Í samþykkt borgarstjórnar fyrir Innri endurskoðun og ráðgjöf Reykjavíkurborgar og innri endurskoðanda frá 15. júní 2021 kemur fram að setja eigi erindisbréf í samræmi við alþjóðlega staðla um innri endurskoðun.  Erindisbréfinu er ætlað að skilgreina með nánari hætti tilgang fagsviðsins, heimildir og ábyrgð með formlegum hætti.  Fagsvið innri endurskoðunar er sú eining innan Innri endurskoðunar og ráðgjafar sem annast innri endurskoðun fyrir Reykjavíkurborg og B hluta félög borgarinnar.  

Erindisbréf fyrir fagsvið innri endurskoðunar

Erindisbréf fagsviðs innri endurskoðunar samþykkt

Innri endurskoðun og ráðgjöf hefur lokið úttekt á sjálfstætt starfandi leik- og grunnskólum. 

Í Reykjavíkurborg eru sex sjálfstætt starfandi grunnskólar og sautján sjálfstætt starfandi leikskólar, auk þess sem tveir grunnskólar reka fimm ára deildir á leikskólastigi. Árið 2021 nam rekstrarframlag til sjálfstætt starfandi grunn- og leikskóla 4,5 ma.kr., þar af var rekstrarframlag til leikskóla 2,9 ma.kr. auk húsnæðisframlags 311 m.kr. Samkvæmt þjónustusamningum greiðir Reykjavíkurborg framlag með að hámarki 801 grunnskólanema og um 1.500 leikskólanema.

Markmið úttektar á sjálfstætt starfandi leik- og grunnskólum var að kanna hlítni við samninga og hvort fjármunum sé veitt í samræmi við þjónustusamninga skóla- og frístundasviðs við skólana, jafnframt því að yfirfara fyrirkomulag greiðslu rekstrarframlags, umsýslu, eftirfylgni og virkni innra eftirlits. 

Í úttektinni voru settar fram ábendingar er varða einkum gjaldskrá leikskóla og skort á viðmiðum og viðbrögðum ef leik- eða grunnskóli er ekki rekstrarhæfur. Settar eru fram alvarlegar athugasemdir í tengslum við rýni ársreikninga, einkum hjá sjálfstætt starfandi leikskólum. 

Úttekt lokið á sjálfstætt starfandi leik- og grunnskólum

Innri endurskoðun og ráðgjöf hefur lokið við endurmat á stöðu misferlisáhættu hjá Reykjavíkurborg skv. aðferðafræði COSO (The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission) og ACFE (Association of Certified Fraud Examiners).  Greiningin og úrvinnsla er liður í meirihlutasáttmála borgarstjórnar.  

Frummat var sett fram í upphafi árs 2018 og kom þá fram að ekki lægi fyrir heildstætt misferlisáhættumat í starfsemi borgarinnar með tilliti til rekstrareininga, sviða og deilda. Skipaðir voru starfshópar á öllum fagsviðum borgarinnar sem skráðu niður áhættuþætti í starfseminni er lúta að misferlismálum, eftirlitsaðgerðir og mat á eftirstæðri áhættu.  Með þessum hætti hafa starfshóparnir skilgreint rúmlega 100 áhættuatburði, sem í mörgum tilfellum eru þeir sömu, en einnig sértæka atburði sem varða sérstöðu starfseminnar.

Endurmat á stöðu misferlisáhættu byggir á áhættumati 266 viðmiða innan fimm meginþátta innra eftirlits. Við matið var m.a. notast við ýmsar verklagsreglur og stefnur borgarinnar, viðhorfskannanir, fyrri úttektir á sviði innri endurskoðunar og viðtöl við sérfræðinga á kjarna- og fagsviðum um helstu eftirlitsaðgerðir. Niðurstaða áhættumats fór í jafningjarýni innan Innri endurskoðunar og ráðgjafar.

Frá frummati árið 2018 hefur orðið jákvæð framvinda, einkum þar sem misferlisáhættumat rekstrareininga var ekki til staðar við gerð frummats.

Innri endurskoðun og ráðgjöf mun undirbyggja áherslur borgarstjórnar varðandi misferlismál og í þeim úttektum þar sem könnuð er virkni eftirlitsaðgerða verður misferlis- og sviksemisáhætta ávörpuð, hér eftir sem hingað til. 

Misferlisáhættugreining hjá Reykjavíkurborg

Endurskoðunarnefnd Reykjavíkurborgar samþykkti innri endurskoðunaráætlun fyrir A hluta borgarsjóðs á fundi sínum 31. janúar 2022.  

Hlutverk fagsviðs innri endurskoðunar er að veita stjórn og stjórnendum Reykjavíkurborgar óháða endurskoðun og ráðgjöf með það að markmiði að bæta rekstur og stjórnsýslu, meta árangur og bæta áhættustýringu. 

Innri endurskoðunaráætlunin forgangsraðar verkefnum fagsviðs innri endurskoðunar fyrir árin 2022-2023 á grundvelli áhættumats og í samræmi við meginmarkmið starfsemi Reykjavíkurborgar. Í skýrslunni er fjallað um aðferðafræðina sem liggur til grundvallar verkefnavalinu og forsendum að baki áætlunarinnar.

Skrifstofa innri endurskoðanda Reykjavíkurborgar nefnist Innri endurskoðun og ráðgjöf og starfar í umboði borgarráðs. Innri endurskoðandi nýtur faglegs sjálfstæðis í störfum sínum gagnvart allri stjórnsýslu borgar­innar, þar með talið borgarstjóra. Í skýrslunni staðfestir hann stjórnskipulegt óhæði skrifstofunnar og að hafa verið laus við afskipti varðandi ákvörðun á umfangi innri endurskoðunar, framkvæmd verkefna og miðlun niðurstaðna. 

Innri endurskoðunaráætlun 2022-2023 fyrir A hluta borgarsjóðs

Innri endurskoðun og ráðgjöf Reykjavíkurborgar hefur flutt starfsemi sína í Guðrúnartún 1. Við erum staðsett á 4. hæð hússins og til okkar er gott aðgengi, bæði lyfta og jafnframt næg bílastæði fyrir utan. 

IER kvaddi Tjarnargötu 12 um síðustu mánaðamót en þar höfum við verið til húsa undanfarin ár. Í júlí í fyrra urðu þær breytingar á starfseminni að til Innri endurskoðunar færðust málefni persónuverndarfulltrúa Reykjavíkurborgar og umboðsmanns borgarbúa. Sýnt var að húsnæðið í Tjarnargötunni svaraði ekki þörfum aukinnar starfsemi og því hófst leit að nýjum höfuðstöðvum. Guðrúnartún 1 varð fyrir valinu og erum við nú þessa dagana að koma okkur fyrir á nýjum stað. 

gudrunartun-1.jpg

Innri endurskoðun og ráðgjöf opnar sérstaka vefgátt fyrir uppljóstranir og nafnlausar ábendingar

Það er eitt af verkefnum Innri endurskoðunar og ráðgjafar að taka á móti uppljóstrunum um lögbrot eða aðra ámælisverða háttsemi frá starfsmönnum borgarinnar. Í því skyni rekur hún sérstaka vefgátt, bæði fyrir uppljóstrara og þá sem senda vilja nafnlausar ábendingar með öruggum hætti. Þar er hægt að opna sérstök pósthólf fyrir traust samskipti.

Um er að ræða verkefni sem unnið er í þágu almannahagsmuna og í samræmi við lög um vernd uppljóstrara. Samkvæmt lögunum er starfsmönnum skylt að senda uppljóstranir undir nafni en Innri endurskoðun og ráðgjöf skal gæta leyndar um hverjir þeir eru nema þeir samþykki annað afdráttarlaust.

Aðrir en starfsmenn geta sent nafnlausar ábendingar og eru mál tekin til skoðunar ef tiltekin skilyrði eru uppfyllt. Meðal annars verða slíkar ábendingar að vera studdar nauðsynlegum gögnum.

Um meðferð uppljóstrunarmála hjá Innri endurskoðun og ráðgjöf fer samkvæmt lögum. Þá er farið eftir ákvæðum samþykktar borgarstjórnar dags. 15. júní sl. og sérstökum verklagsreglum sem borgarráð samþykkti hinn 1. júlí sl. 

Ný heimasíða Innri endurskoðunar og ráðgjafar

Í dag fór í loftið ný heimasíða Innri endurskoðunar og ráðgjafar með gagnvirku viðmóti fyrir spjaldtölvur og farsíma en unnið hefur verið að hönnun nýrrar síðu undanfarna mánuði. Vefstofan Sendiráðið sá um hönnun og hugbúnaðarlausnir í samvinnu við okkur og vefteymi Reykjavíkurborgar. 

Markmiðið með nýrri heimasíðu er bætt upplýsingagjöf og aðgengi að upplýsingum í tengslum við starfsemi Innri endurskoðunar og ráðgjafar. 

Á vefsíðunni okkar má sjá upplýsingar um starfsemina og ýmis konar tengdan fróðleik og jafnframt er þar að finna allt útgefið efni embættisins frá árinu 2004 til dagsins í dag. 

Við erum afskaplega stolt af nýju síðunni okkar og vonum að notendur verði ánægðir með breytinguna. 

Smelltu hér til að skoða nýju síðuna, www.innriendurskodun.is. 

Borgarstjórn hefur tekið ákvörðun um nýja samþykkt fyrir Innri endurskoðun og ráðgjöf

Borgarstjórn samþykkti í dag nýja samþykkt fyrir Innri endurskoðun og ráðgjöf Reykjavíkurborgar. Þar eru gerðar ýmsar breytingar á verkefnum og skipulagi skrifstofunnar undir stjórn og á ábyrgð innri endurskoðanda.

Helstu breytingarnar snúa að veigamikilli breytingu á fagsviði ráðgjafar. Áður höfðu bæði verkefni umboðsmanns borgarbúa og verkefni tengd persónuvernd fallið undir það svið en nú hafa þessi verkefni verið aðgreind. 

Einnig hefur samþykktin að geyma ýmis nýmæli, þar á meðal um inntak ráðgjafar við borgarbúa, um vöktun á eðli og fjölda kvartana frá borgarbúum til einstakra fag- og kjarnasviða, um persónuverndarteymi og um verkefni tengd móttöku uppljóstrana frá starfsmönnum. Lögð er rík áhersla á að misferli verði ekki liðið innan borgarinnar og að öll mál verði skoðuð og brugðist við á viðeigandi hátt. Með samþykktinni hefur Reykjavíkurborg tekið skýr skref til að innleiða með traustum hætti ákvæði nýrra laga um vernd uppljóstrara er tóku gildi 1. janúar 2021.

Ný samþykkt Innri endurskoðunar og ráðgjafar

Ný samþykkt fyrir Innri endurskoðun og ráðgjöf

Innri endurskoðun

og ráðgjöf

Fréttir og fróðleikur

Sjá allt

Fréttir

Fróðleikur

Úttekt er lokið á innkaupum og samningsstjórnun hjá A hluta Reykjavíku...

Erindisbréf fagsviðs innri endurskoðunar samþykkt

Úttekt lokið á sjálfstætt starfandi leik- og grunnskólum

Misferlisáhættugreining hjá Reykjavíkurborg

Innri endurskoðunaráætlun 2022-2023 fyrir A hluta borgarsjóðs

IER flytur sig um set

Vefgátt fyrir uppljóstranir opnuð

Ný heimasíða IER

Ný samþykkt fyrir Innri endurskoðun og ráðgjöf

Innri endurskoðun

og ráðgjöf

Frétt­ir og fróð­leik­ur

Sjá allt

Fréttir

Fróðleikur

Úttekt er lokið á innkaupum og samningsstjórnun hjá A hluta Reykjavíku...

Erindisbréf fagsviðs innri endurskoðunar samþykkt

Úttekt lokið á sjálfstætt starfandi leik- og grunnskólum

Misferlisáhættugreining hjá Reykjavíkurborg

Innri endurskoðunaráætlun 2022-2023 fyrir A hluta borgarsjóðs

IER flytur sig um set

Vefgátt fyrir uppljóstranir opnuð

Ný heimasíða IER

Ný samþykkt fyrir Innri endurskoðun og ráðgjöf

Fréttir og fróðleikur