Innri endurskoðun og ráðgjöf Reykjavíkurborgar

Með hagsmuni borgarbúa að leiðarljósi

Í dag var kynnt fyrir endurskoðunarnefnd Reykjavíkurborgar starfsskýrsla fagsviðs innri endurskoðunar fyrir árið 2022. 

Í skýrslunni er komið inn á hlutverk og tilgang innri endurskoðunar sem er að bæta rekstur samstæðu Reykjavíkurborgar með því að veita óháða staðfestingu og ráðgjöf á sviði stjórnarhátta, áhættustýringar og innra eftirlits.  

Í skýrslunni er að finna yfirlit yfir starfsemi fagsviðsins, umfang innri endurskoðunar hjá samstæðu Reykjavíkurborgar og helstu niðurstöður úttekta og eftirfylgnikannana á árinu 2022. Skýrslan varpar ljósi á það samstarf sem á sér stað milli fagsviðsins og allra fag- og kjarnasviða í stjórnsýslu Reykjavíkurborgar ásamt B hluta félögum. 

Starfsskýrsla fagsviðs innri endurskoðunar 2022

Nýútgefin starfsskýrsla fagsviðs innri endurskoðunar fyrir árið 2022

Innri endurskoðun og ráðgjöf (IER) gaf út niðurstöður úttektar á viðhaldsstjórnun fasteigna Reykjavíkurborgar þann 5. júní 2023.

Í samræmi við innri endurskoðunaráætlun 2022-2023 var framkvæmd úttekt á viðhaldsstjórnun fasteigna Reykjavíkurborgar. Tilgangur úttektar var að skoða heildstætt hvernig viðhaldsstjórnun borgarinnar væri háttað með það að markmiði að finna úrbótatækifæri. Stuðst var við ISO 55001 staðalinn um eignastjórnunarkerfi og voru tekin úr staðlinum helstu viðmið varðandi viðhaldsstjórnun. Sjónum var aðallega beint að stjórnskipulagi og stefnu í viðhaldi eigna, skilgreiningu á eignasafni og kröfum hagsmunaaðila, viðhaldsáætlunum og framkvæmd þeirra.  

Meginniðurstaða úttektar IER er að endurskoða þarf stjórnskipulag Reykjavíkurborgar þannig að það stuðli að skilvirkri eigna- og viðhaldsstjórnun fasteigna. Móta þarf viðhaldsstefnu og markmið sem styðja við heildarstefnu Reykjavíkurborgar. Bæta þarf viðhaldsáætlunarferlið, m.a. með því að innleiða aðferðafræði áhættustýringar við forgangsröðun verkefna, og horfa ætti til lengri tíma við gerð viðhalds- og kostnaðaráætlana en eins árs í senn.  Einnig þarf að bæta vöktun á ástandi eigna og kerfisbundið mat á stöðu þeirra þannig að hægt sé að gera lengri tíma áætlanir um viðhaldsþörf. Jafnframt þarf að gera áætlun um hvernig unnið verður úr uppsafnaðri viðhaldsþörf eigna vegna ónógrar fjármögnunar viðhalds á árunum 2009-2018. Að lokum þarf að bæta verkefnisstjórnunarferla og vinnulag við stærri viðhalds- og endurnýjunarverkefni og miðlun upplýsinga til hagsmunaaðila. 

Niðurstöður voru kynntar endurskoðunarnefnd þann 5. júní sl. og síðan kynnt á fundi borgarráðs þann 15. júní sl. Á þeim fundi voru jafnframt kynnt drög að erindisbréfi starfshóps borgarstjóra sem settur er til að vinna að gerð umbótaáætlunar varðandi viðhaldsstjórnun fasteigna Reykjavíkurborgar, byggt á stjórnsýsluúttekt IER. 

Hér má lesa nánar um niðurstöður úttektarinnar.

Innri endurskoðun og ráðgjöf (IER) gaf út niðurstöður úttektar á sjálfstætt starfandi tónlistarskólum þann 5. júní 2023. 

Markmið úttektar var að kanna hvernig framkvæmd og eftirfylgni þjónustusamninga við sjálfstætt starfandi tónlistarskóla sé háttað. 

Upplýsingagjöf frá skólunum til SFS byggir á útfyllingu í líkanið Tónalaun þar sem starfsmenn skólanna færa inn ýmsar upplýsingar um nemendur, kennslustundir, kennara og launagreiðslur til þeirra. Lykilbreytur í þjónustusamningum eru einkum tvær; kostnaður á stund og fjöldi kenndra stunda. 

Meginniðurstaða IER er að áreiðanleiki og réttleiki upplýsinga úr Tónalaunum er dreginn í efa, þar sem mikil frávik komu fram í margs konar samanburðarnálgunum sem framkvæmdar voru við úttektina. Þá er það veikleiki að líkanið er með miklu flækjustigi og villuhættu, það skilar ekki samanburðarhæfum lykilbreytum sem hægt er að bera saman við þjónustusamninga og kemur þannig í veg fyrir skilvirkt eftirlit.

Hér    má lesa nánar um niðurstöður úttektarinnar. 

Úttekt á sjálfstætt starfandi tónlistarskólum

Fagsvið persónuverndar hjá Innri endurskoðun og ráðgjöf hefur gefið út starfsskýrslu fyrir starfsárið 2022-2023. 

Þetta er fyrsta skýrsla sinnar tegundar hjá Reykjavíkurborg frá því að persónuverndarlög nr. 90/2018 tóku gildi. Starfsskýrslan var kynnt fyrir endurskoðunarnefnd Reykjavíkurborgar þann 5. júní sl. í samræmi við hlutverk nefndarinnar. Í skýrslunni er stiklað á stóru varðandi þau mál sem hafa verið til meðferðar hjá fagsviðinu á tímabilinu. Auk þess er þar að finna tölfræði um helstu verkefni persónuverndarfulltrúa og fjölda mála eftir málaflokkum, sem og umfjöllun um ýmis umbótaverkefni sem persónuverndarfulltrúi hefur haft frumkvæði að og vinnur að í samstarfi við fagsvið í stjórnsýslu Reykjavíkurborgar.  

Skýrslan varpar ljósi á hin mörgu verkefni persónuverndarfulltrúa Reykjavíkurborgar, lögbundin sem ólögbundin, og getur nýst sem efniviður í samtal meðal stjórnenda og kjörinna fulltrúa um frekari umbætur á upplýsingaöryggi og vinnslu persónuupplýsinga í stjórnsýslu og þjónustu Reykjavíkurborgar.

Starfsskýrsla fagsviðs persónuverndar 2022-2023

Fagsvið ráðgjafar hjá Innri endurskoðun og ráðgjöf hefur gefið út starfsskýrslu fyrir starfsárið 2022-2023. 

Fagsvið ráðgjafar hjá Innri endurskoðun og ráðgjöf hefur gefið út starfsskýrslu fyrir árið 2022. Skýrslan var kynnt fyrir endurskoðunarnefnd þann 5. júní sl. og líflegar umræður sköpuðust um ýmis áhugaverð mál sem tilgreind eru stuttlega í skýrslunni.

Í starfsskýrslunni má finna ýmsa tölfræði fagsviðsins þar sem útlistuð er skipting erinda niður á málaflokka og fagsvið Reykjavíkurborgar. 

Starfsskýrsla fagsviðs ráðgjafar 2022-2023

Innri endurskoðun og ráðgjöf (IER) gaf út niðurstöður eftirfylgniúttektar á viðhalds­fram­kvæmdum við Írabakka þann 12. janúar 2023 í samræmi við endurskoðunaráætlun félagsins. 

Markmið úttektarinnar var að kanna við­brögð við þeim 15 ábendingum sem settar voru fram í skýrslu Innri endurskoðunar í júlí 2018. Að mati Innri endurskoðunar og ráðgjafar hefur stjórn Félagsbústaða brugðist með viðeigandi hætti við þeim ábendingum úttektar sem lokað er og ráðist í umtalsverða stefnumótunarvinnu og skipulagsbreytingar undir forystu nýs framkvæmdastjóra. Frá árinu 2019 hefur stjórn Félagsbústaða samþykkt fjölmörg stefnuskjöl sem eru til þess fallin meðal annars að bæta skipulag, rekstur, sjálfbærni, þjónustu, mannauð, jafnrétti, áhættustýringu og innkaup. 

Hér má lesa samantekt um niðurstöður eftirfylgninnar. 

Eftirfylgni með viðhaldsframkvæmdum hjá Félagsbústöðum

Endurskoðunarnefnd samþykkti í dag erindisbréf persónuverndarfulltrúa og fagsviðs persónuverndar hjá Innri endurskoðun og ráðgjöf. 

Nú hafa öll þrjú fagsvið IER lagt erindisbréf sín fyrir endurskoðunarnefnd til samþykktar og starfa þau því öll samkvæmt erindisbréfi í dag. Erindisbréf fyrir fagsvið innri endurskoðunar var samþykkt á endurskoðunarnefndarfundi í júní síðastliðnum og erindisbréf fyrir fagsvið ráðgjafar í október.  

Með þessu hefur verið skotið grunnstoðum undir starfsemi IER og þar með skapast sú umgjörð og sá rammi sem nauðsynlegur er til að starfa innan stjórnsýslunnar, með skýrt umboð og heimildir til að sinna okkar daglegu verkefnum. 

Hér má finna nýtt erindisbréf fyrir persónuverndarfulltrúa og fagsvið persónuverndar. 

Erindisbréf persónuverndarfulltrúa og fagsviðs persónuverndar samþykkt

IER hefur lokið eftirfylgniúttekt á netöryggi hjá Reykjavíkurborg þar sem fylgt var eftir niðurstöðum úr úttekt sem framkvæmd var árið 2018. 

Skýrsla um netöryggi hjá Reykjavíkurborg var gefin út í apríl 2018 sem sýndi niðurstöður skoðunar á almennu netöryggi hjá upplýsingatæknisviði Reykjavíkurborgar og öðrum rekstri borgarinnar eftir því sem við átti. Gerð var eftirfylgniúttekt árið 2020 sem leiddi í ljós að enn voru ábendingar útistandandi og hefur nú verið framkvæmd önnur eftirfylgniúttekt með það að markmiði að kanna viðbrögð ábyrgðaraðila við þeim. 

Niðurstöður þessarar eftirfylgniúttektar sýna að enn er úrbóta þörf vegna 17 ábendinga IER. Niðurstöður voru kynntar á fundi endurskoðunarnefndar í dag og munu endurskoðunarnefnd og Innri endurskoðun og ráðgjöf fylgjast með framgangi ábendinganna. 

Sjá nánar í samantekt IER um niðurstöður úttektar. 

Eftirfylgniúttekt á netöryggi hjá Reykjavíkurborg

Ráðgjafi borgarbúa og innri endurskoðandi Reykjavíkurborgar lögðu nýtt erindisbréf fagsviðs ráðgjafar fyrir endurskoðunarnefnd. Nefndin staðfesti erindisbréfið á fundi sínum í dag. 

Helstu breytingar frá gildandi erindisbréfi eru : 

Fagsviði ráðgjafar er skipt upp í fagsvið ráðgjafar og fagsvið persónuverndar.

Fagsviði ráðgjafar er ekki lengur gert að aðstoða við að semja kærur fyrir borgarbúa þegar þeir eiga í samskiptum við Reykjavíkurborg.

Minni formlegar kröfur eru gerðar til kvartana borgarbúa þegar þeir bera erindi sín undir fagsvið ráðgjafar, enda er það í samræmi við stjórnsýslulög að fagsviðið verði að tilkynna borgarbúa hvaða gögn skorti og eftir atvikum leiðbeina honum um að tilgreina kröfur sínar betur.

Fagsvið ráðgjafar tekur ekki lengur til meðferðar einstaka mál þannig að þeim ljúki með áliti fagsviðsins. Er það í samræmi við rýniviðtal við umboðsmann Alþingis en þar kom fram að “umboðsmaður borgarbúa sé ekki lögbundið hlutverk. Mikilvægt sé að tryggja skilvirkni og koma í veg fyrir skörun á hlutverkum og tafir í ferli mála vegna aðkomu slíkrar einingar.”

Fagsvið ráðgjafar hefur áfram heimildir til að bregðast við með frumkvæðisathugunum eða beina tilmælum til fag- og kjarnasviða Reykjavíkurborgar um úrbætur á málsmeðferð og/eða starfsemi sinni. Þrátt fyrir að Reykjavíkurborg sé ekki bundin af tilmælum fagsviðsins þá upplýsir fagsvið ráðgjafar innri endurskoðanda, viðeigandi fagráð eða borgarstjórn fari fagsvið og/eða kjarnasvið borgarinnar ekki eftir tilmælum eða ráðleggingum fagsviðs ráðgjafar.

Breytt er orðalagi um að sviðið taki ekki til meðferðar kvartanir um starfsmannamál í stað starfsmannastefnu. Hér er ekki um efnislega breytingu að ræða.

Nýsamþykkt erindisbréf fagsviðs ráðgjafar má sjá hér. 

Nýtt erindisbréf fyrir fagsvið ráðgjafar

Innri endurskoðun

og ráðgjöf

Fréttir og fróðleikur

Sjá allt

Fréttir

Fróðleikur

Nýútgefin starfsskýrsla fagsviðs innri endurskoðunar fyrir árið 2022

Úttekt á viðhaldsstjórnun fasteigna

Úttekt á sjálfstætt starfandi tónlistarskólum

Starfsskýrsla fagsviðs persónuverndar 2022-2023

Starfsskýrsla fagsviðs ráðgjafar 2022-2023

Eftirfylgni með viðhaldsframkvæmdum hjá Félagsbústöðum

Erindisbréf persónuverndarfulltrúa og fagsviðs persónuverndar samþykkt

Eftirfylgniúttekt á netöryggi hjá Reykjavíkurborg

Nýtt erindisbréf fyrir fagsvið ráðgjafar

Innri endurskoðun

og ráðgjöf

Frétt­ir og fróð­leik­ur

Sjá allt

Fréttir

Fróðleikur

Nýútgefin starfsskýrsla fagsviðs innri endurskoðunar fyrir árið 2022

Úttekt á viðhaldsstjórnun fasteigna

Úttekt á sjálfstætt starfandi tónlistarskólum

Starfsskýrsla fagsviðs persónuverndar 2022-2023

Starfsskýrsla fagsviðs ráðgjafar 2022-2023

Eftirfylgni með viðhaldsframkvæmdum hjá Félagsbústöðum

Erindisbréf persónuverndarfulltrúa og fagsviðs persónuverndar samþykkt

Eftirfylgniúttekt á netöryggi hjá Reykjavíkurborg

Nýtt erindisbréf fyrir fagsvið ráðgjafar

Fréttir og fróðleikur