Fræðslu­efni

Áhættustjórnun hefur verið skilgreind með eftirfarandi hætti:

„Áhættustjórnun er kerfisbundin aðferð sem beitt er þvert á starfsemi stofnunar til að greina, upplýsa og ákvarða hvernig skuli bregðast við tækifærum og ógnunum sem viðkomandi stofnun stendur frammi fyrir við að ná sínum markmiðum.“

Með áhættustjórnun er átt við ferlið í heild sinni en algengustu hugtökin innan áhættustjórnunar eru áhætta og áhættumat. Þessi hugtök eru skilgreind hér að neðan:

Áhætta

Áhætta er það sem getur gerst og haft áhrif á að stofnun eða verkefni nái markmiðum sínum.
Áhætta felur jafnt í sér tækifæri sem ógnun.

Áhættumat er ferli sem gengur þvert á reksturinn og felur í sér aðkomu stjórnar, stjórnenda og annars starfsfólks. Með áhættumati er leitast við að:

skilgreina áhættuþætti sem geta haft áhrif á að markmið með viðkomandi rekstri náist;

skilgreina áhættuþol „risk tolerance“ eða áhættuvilja „risk appetite“;

stjórna áhættuþáttum eða meðhöndla þannig að þeir tryggi hæfilega vissu um að sett markmið í viðkomandi stofnun og rekstrareiningum innan hennar náist (eða hafi náðst).

Áhættustjórnun er á ábyrgð stjórnenda á hverju stigi skipulagsheildar. Ábyrgð á heildaráhættustjórnun fyrirtækis liggur hjá stjórn og forstjóra.

Alþjóðasamtök innri endurskoðenda hafa gefið út yfirlýsingu („position statement“) um aðkomu innri endurskoðunar að áhættustýringu innan fyrirtækja. Samkvæmt yfirlýsingunni er hlutverk innri endurskoðunar fyrst og fremst að vera leiðandi í þekkingaruppbyggingu á áhættumati, nýta það í úttektum og vera stjórnendum til ráðgjafar.

Ferli áhættustjórnunar

Áhættustjórnun er agað ferli, sem felst meðal annars í skilgreiningu og greiningu áhættuþátta, mati á þeim og ákvörðun um viðbrögð.

Fjárhagsendurskoðun felur meðal annars í sér greiningu á rekstri sviða og starfseininga, hvernig niðurstaða er í samanburði við fjárhagsáætlun og greiningu á frávikum ef einhver eru.

Rekstrar- og frávikagreiningar. Skoðaðar eru rekstrarniðurstöður viðkomandi rekstrareiningar og greind hugsanleg frávik.

Greining á bókhaldsupplýsingum sem stjórntæki í rekstri, það er að bókhaldsupplýsingar séu áreiðanlegar, tímanlegar og nýtist við að ná settum rekstrarmarkmiðum.

Gæði og umfang verklagsreglna. Kannað er hvort verklagsreglur tryggi að farið sé að viðeigandi lögum og samþykktum og að samræmi sé í verklagi á milli einstakra rekstrareininga.

Innra eftirlit. Meðal annars skoðað hvort eftirtaldir þættir séu fullnægjandi; aðgreining starfa, meðferð og varsla fjármuna, verkferlar og verklagsreglur.

Áhættustjórnun. Skoðað/metið hvernig staðið er að áhættustjórnun í rekstri viðkomandi einingar.

Endurskoðun upplýsingakerfa miðar annars vegar að því að kanna hvort upplýsingakerfi stofnana og fyrirtækja borgarinnar samræmist þörfum starfseminnar, vinni með eðlilegum hætti og geymi áreiðanlegar upplýsingar og hins vegar að því að kanna og meta öryggi upplýsingakerfa. Bilanir, truflanir, mannleg mistök eða utanaðkomandi áreiti geta skaðað starfsemina og leitt til þess að óviðkomandi aðilar fái aðgang að trúnaðarupplýsingum eða geti notfært sér kerfin á ólögmætan hátt.

Upplýsingakerfi í samræmi við þarfir. Kannað hvort val á upplýsingakerfi sé byggt á markvissri þarfagreiningu og forgangsröðun.

Öryggi vélbúnaðar og gagna. Skoðað hvernig aðgangsstýringum og viðtökuprófunum er háttað og hvort skriflegar reglur og neyðaráætlanir séu til staðar.

Í stjórnsýsluúttektum er leitast við að kanna og meta hvort starfsemi borgarinnar sé rekin á hagkvæman og skilvirkan hátt og í samræmi við gildandi lög, reglugerðir og verklagsreglur. Skoðaðir eru eftirfarandi þættir:

Árangursstjórnun. Gæði stefnumótunar, gerð og mæling markmiða og eftirfylgni.

Áhættustjórnun. Metið hvernig staðið er að áhættustjórnun innan borgarinnar. Stuðlað að þekkingaruppbyggingu á áhættustjórnun.

Verkaskipting ríkis og sveitarfélaga. Skoðað hvort skörun verkefna eigi sér stað, það er hvort þjónustu sé haldið úti af borginni sem ætti að vera á vegum ríkisins og metið hvort um eðlilega kostnaðarþátttöku ríkisins sé að ræða.

Stjórnskipulag og ábyrgð verkefna. Skoðað hvort ábyrgð og hlutverk stjórna, stjórnenda og starfsmanna séu skýr, endurspeglist í skipuriti og samræmist rekstrarlegri umsýslu og ábyrgð. Skoðað hvort starfseiningar starfi samkvæmt lögum og reglum.

Framleiðni og skilvirkni. Metið hvort verklag og núverandi fyrirkomulag verkefna sé með þeim hætti að viðunandi framleiðni sé til staðar, til dæmis hlutfall vinnuafls og afurða annars vegar og fjármagns og afurða hins vegar. Einnig er metið hvort skörun verkefna á milli sviða borgarinnar sé til staðar.

Gæði þjónustu. Skoðað er hvort viðkomandi starfseining sinni þeirri þjónustu sem til er ætlast.

Málsmeðferð og afgreiðslutími. Ferlið er skoðað meðal annars með tilliti til skjölunar, vinnslutíma og jafnræðis.

Mannauðsstjórnun. Fylgst er með ráðningum, þjálfun nýliða, endurmenntun starfsfólks og starfslokum.

Stjórnsýslulög nr. 37/1993 eru sett í þeim tilgangi að tryggja sem best réttaröryggi manna í samskiptum við hið opinbera. Lögin fela í sér að borgurunum eru tryggð ákveðin réttindi í samskiptum sínum við stjórnvöld og stjórnvöldum er að sama skapi settur ákveðinn rammi um hvernig standa skuli að stjórnvaldsákvörðun. Löggjafinn hefur því sett ákveðnar reglur um þá málsmeðferð sem borgarbúar mega gera ráð fyrir að eigi sér stað þegar þeir eiga í samskiptum við hið opinbera, þ.m.t. sveitarfélög. Þegar borgarbúar sækja þjónustu til Reykjavíkurborgar eða þegar þeir þurfa að þola bein afskipti borgarkerfisins, t.d. barnaverndarnefndar, eiga þeir kröfu um að málsmeðferð fari fram með ákveðnum hætti. Í þessu tilliti má nefna nokkrar meginreglur stjórnsýsluréttarins sem taldar eru upp hér að neðan.

Samkvæmt stjórnsýslulögum á aðili máls rétt á því að mál sé tekið til meðferðar á ný ef ákvörðun í því hefur byggst á ófullnægjandi eða röngum upplýsingum um málsatvik eða ef íþyngjandi ákvörðun um boð eða bann hefur byggst á atvikum sem breyst hafa verulega frá því að ákvörðun var tekin. Telji aðili að framangreindar aðstæður eigi við um mál sitt getur hann óskað eftir endurupptöku þess.

Ákvarðanir sem borgaryfirvöld taka í skjóli opinbers valds er oft hægt að fá endurskoðaðar, ýmist af borgaryfirvöldum sjálfum eða öðrum stjórnvöldum. Er þá oft talað um að ákvörðun sé skotið til æðra setts stjórnvalds. Sem dæmi um þetta má nefna að þegar Reykjavíkurborg neitar að veita aðgang að upplýsingum úr gagnagrunni sínum þá má skjóta þeirri ákvörðun til úrskurðarnefndar um upplýsingamál, skjóta má ákvörðunum um tiltekna þætti í framkvæmd útboða til kærunefndar útboðsmála, úrskurðum og einstökum ákvörðunum barnaverndarnefndar Reykjavíkur má skjóta til kærunefndar barnaverndarmála og svo mætti lengi telja. Þessi æðra settu stjórnvöld eru í öllum tilvikum fjölskipuð stjórnvöld, þ.e. fleiri en einn einstaklingur situr í hverri nefnd og í flestum tilvikum eru niðurstöður bindandi fyrir borgarana.
 
Innan Reykjavíkurborgar eru einnig til æðra sett stjórnvöld sem geta endurskoðað tilteknar ákvarðanir sem teknar hafa verið innan borgarkerfisins. Sem dæmi má nefna að innkauparáð skal taka fyrir og afgreiða þær kvartanir og ábendingar sem ráðinu berast frá bjóðendum eða seljendum vöru, verka og þjónustu, enda heyri málið ekki undir kærunefnd útboðsmála, ákvörðunum starfsmanna velferðarsviðs og þjónustumiðstöðva í einstaklingsmálum verður skotið til áfrýjunarnefndar velferðarráðs og svo mætti áfram telja.
 
Fagsvið ráðgjafar aðstoðar þá aðila sem telja á rétti sínum brotið við að leita leiða til að fá ákvarðanatöku innan borgarkerfisins endurskoðaða. Fagsvið ráðgjafar er hins vegar ekki æðra sett stjórnvald í skilningi laga og getur ekki með bindandi hætti fellt úr gildi, staðfest eða breytt ákvörðunum Reykjavíkurborgar.

Í bókinni Stjórnsýslulög – skýringarrit  eftir Dr. Pál Hreinsson er hugtakið „stjórnvaldsákvörðun“ skilgreind með þeim hætti að um slíka ákvörðun sé að ræða þegar stjórnvald kveður einhliða á um rétt og/eða skyldu tiltekins aðila í ákveðnu máli í skjóli stjórnsýsluvalds.
 
Þegar Reykjavíkurborg tekur ákvörðun í málum sem varða borgarana er í lagalegu tilliti því talað um að tekin hafi verið „stjórnvaldsákvörðun“. Fjölmörg mál koma til kasta Reykjavíkurborgar og niðurstaða fæst í þessi mál með því að tiltekið stjórnvald innan borgarkerfisins tekur ákvörðun. Dæmigerð afgreiðsla Reykjavíkurborgar sem kalla má stjórnvaldsákvörðun er veiting eða synjun leyfa, ákvörðun byggingarfulltrúans í Reykjavík um beitingu sekta og agaviðurlaga, ákvörðun barnaverndarnefndar Reykjavíkur um að grípa inn í aðstæður fjölskyldna, svo sem með því að vista börn utan heimilis og ákvörðun um að víkja barni úr skóla.

Málshraðaregla stjórnsýslulaga felur það í sér að stjórnvaldi ber að taka ákvarðanir eins fljótt og unnt er, þ.e. án ástæðulauss dráttar (9. gr. ) Aðili stjórnsýslumáls getur haft brýna hagsmuni af því að mál hans hljóti hraða afgreiðslu hjá stjórnvöldum og getur afgreiðslutími máls því verið prófsteinn á réttlætið.

Rannsóknarregla stjórnsýslulaga kveður á um að mál skuli vera nægjanlega upplýst áður en tekin er ákvörðun í því. Á stjórnvöld er því lögð ákveðin skylda að kalla eftir upplýsingum og gögnum áður en ákvörðun er tekin (10. gr.). Rannsóknarreglan hefur verið talin afstæð. Með því er átt við að ekki eru alltaf gerðar sömu kröfur til stjórnvalda um rannsókn máls. Aftur á móti hvílir ábyrgðin á umfangi rannsóknar og vönduðum starfsháttum á því stjórnvaldi sem taka á ákvörðun í máli. Því ber að meta hve miklar kröfur skal gera til upplýsingaöflunar áður en ákvörðun verður tekin. Rannsókn stjórnvaldsins verður að vera forsvaranleg í öllum tilvikum, það er framkvæmd þess verður að vera fyrirsjáanleg og staðföst. Ef ákvörðun verður ekki réttlætt getur aðili stjórnsýslumáls nýtt sér viss úrræði til að fá hlut sinn réttan, svo sem með stjórnsýslukæru og jafnvel endurskoðun dómstóla á ákvörðun stjórnvalds, þá oftast þegar kæruleiðir hafa verið nýttar til fulls.

Jafnræðisregla stjórnsýslulaga kveður á um að afgreiða skuli sambærileg mál með sambærilegum hætti, að gæta skuli samræmis og óheimilt sé að mismuna aðilum við úrlausn mála á grundvelli sjónarmiða sem byggjast á kynferði þeirra, kynþætti, litarhætti, þjóðerni, trúarbrögðum, stjórnmálaskoðunum, þjóðfélagsstöðu, ætterni eða öðrum sambærilegum ástæðum (11. gr.).

Jafnræðisreglan eða bann við mismunun er ein grunnhugmynd mannréttinda. Jafnræðisregluna að finna í helstu mannréttindasamningum, í 65. grein stjórnarskrárinnar og er grundvallarregla í löggjöf Evrópusambandsins. Jafnræðisreglan kveður á um að óheimilt sé að mismuna fólki á grundvelli tiltekinna eiginleika eða af öðrum ómálefnalegum ástæðum.

Hugtökin jafnrétti og mismunun eru nátengd en það kallast mismunun þegar brotið er gegn jafnræðisreglunni. Að mismuna felur í sér að koma með ólíkum hætti fram við einstaklinga sem eru í sömu stöðu á grundvelli ákveðinna eiginleika á borð við kyn, uppruna, fötlun, heilsufar, kynhneigð, aldur, trúar- og stjórnmálaskoðanir. Mismunun á sér oft stað vegna fordóma sem byggðir eru á staðalímyndum* um ákveðna hópa.
 
Bann við mismunun krefst þess að sambærileg tilvik fái sömu meðferð. Okkar eigin fordómar mega ekki verða til þess að við komum ólíkt fram við einstaklinga í sömu stöðu.
 
Mismunandi meðferð svipaðra tilvika brýtur ekki alltaf gegn jafnræðisreglunni. Það þarf hins vegar að sýna fram á að mismununin sé réttmæt og að málefnalegar ástæður liggi að baki.
 
Til dæmis geta starfskröfur fyrir tilteknar starfsgreinar útilokað ýmsa hópa og einstaklinga frá því að sækja um starf. Þrátt fyrir að mannréttindastefna Reykjavíkurborgar kveði á um að atvinnuauglýsingar skuli vera kynhlutlausar þykir það ekki vera mismunun að auglýsa sérstaklega eftir kvenkyns baðverði í kvennaklefa og öfugt.
 
Aðrar ástæður, sem teljast málefnalegar, eru sértækar aðgerðir með vísan til jafnréttislöggjafar, þegar sérstakar ráðstafanir eru gerðar vegna fólks með fötlun og ákveðnar undantekningar sem tengjast aldri. Það er því ekki mismunun þegar málefnalegar ástæður liggja að baki þess að svipuð tilvik fái ólíka meðferð.
 
*(Staðalímyndir eru fyrirfram ákveðnar hugmyndir um útlit og/eða eiginleika fólks sem tilheyrir ákveðnum hópi eða stétt innan samfélagsins, eins og hvernig það á að hegða sér og hvaða störf eru við hæfi þess).

Þegar íþyngjandi ákvörðun er tekin skuli beita vægasta úrræði sem völ er á og er nægjanlegt til að ná því markmiði sem er að stefnt

Stundum veita lög stjórnvöldum svigrúm til mats við töku stjórnvaldsákvarðana. En það er ekki þar með sagt að stjórnvöld hafi algerlega frjálsar hendur við ákvarðanatökuna. Samkvæmt lögmætisreglunni svokölluðu þarf ákvörðunin að eiga sér stoð í lögum og vera í samræmi við lög, málefnaleg sjónarmið þurfa að liggja að baki ákvörðuninni og svo er stjórnvaldið einnig bundið af meðalhófsreglunni sem felur í sér að stjórnvald skal ekki ganga lengra en þörf er á. Meðalhófsreglan er lögfest í 12. gr. stjórnsýslulaganna, en þar segir:

Stjórnvald skal því aðeins taka íþyngjandi ákvörðun þegar lögmætu markmiði, sem að er stefnt, verður ekki náð með öðru og vægara móti. Skal þess þá gætt að ekki sé farið strangar í sakirnar en nauðsyn ber til.

Inntak meðalhófsreglunnar er í megindráttum þríþætt. Í fyrsta lagi verður efni stjórnvaldsákvörðunar að vera til þess fallið að ná því markmiði sem að er stefnt. Þegar val stendur um fleiri úrræði en eitt til þess að þjóna settu markmiði, skal í öðru lagi velja það úrræði sem minnstri röskun veldur á hagsmunum borgarans. Í þriðja lagi skal stjórnvald gæta hófs við beitingu úrræðisins sem valið hefur verið. Ekki má beita úrræðinu á harkalegri hátt en nauðsynlegt er.

Þó meðalhófsreglan hafi fyrst verið lögfest með stjórnsýslulögunum nær uppruni hennar lengra. Áður gilti grundvallarregla um meðalhóf, til dæmis um valdbeitingu lögreglu. Meðalhófsregla stjórnsýslulaganna gildir sem áður segir um allar ákvarðanir sem stjórnvöld taka um réttindi og/eða skyldur borgaranna og er því almenn regla. Meðalhófsregluna er þó einnig að finna í öðrum lögum, svo sem í 1. mgr. 101. gr.laga um meðferð opinberra mála, um að við handtöku skuli þess gætt að valda hinum handtekna ekki frekari óþægindum en nauðsynlegt sé.

Ef stjórnvöld brjóta gegn meðalhófsreglunni við ákvarðanatöku getur það leitt til þess að ákvörðunin sé ógildanleg. Borgararnir verða þó almennt að virða ákvörðunina þar til hún hefur fengist ógilt af þar til bæru stjórnvaldi. Verði menn fyrir tjóni vegna brots á meðalhófsreglunni geta þeir í mörgum tilfellum átt rétt til bóta. Um bótarétt vegna harðræðis við handtöku og fleira er til dæmis kveðið á í 176. gr. laga um meðferð opinberra mála.

Einn helsti þáttur persónuverndarinnar er upplýsingarétturinn. Ástæðan er einföld: Ef þú veist ekki hvaða upplýsingar er verið að vinna með um þig, þá getur þú ekki gætt annarra réttinda sem þú átt samkvæmt löggjöfinni, t.d. með því að láta eyða upplýsingum eða leiðrétta þær. 

Á sama hátt hvílir fræðsluskylda á fyrirtækjum og stjórnvöldum. Fræðsluskyldan er einn þáttur í ábyrgðarskyldu þeirra samkvæmt persónuverndarlögum. Auk þess sem aðilar máls eiga rétt á að fá rökstuðning fyrir ákvörðunum stjórnvalds (21. gr.).

Ákvæði upplýsingalaga, nr. 140/2012,  taka til allrar starfsemi stjórnvalda. Lögin taka til hvers konar þjónustustarfsemi, samningsgerðar, setningu stjórnvaldsfyrirmæla og annarrar starfsemi.

Upplýsingalög taka til allrar starfsemi lögaðila sem eru að 51% hluta eða meira í eigu hins opinbera. Þó eru ákveðnar undanþágur frá því. Upplýsingalögin taka einnig til einkaaðila að því leyti sem þeim hefur verið falið að taka stjórnvaldsákvörðun eða sinna þjónustu sem kveðið er á um í lögum að stjórnvald skuli sinna eða telst að öðru leyti liður í opinberu hlutverki stjórnvalds.

Beiðni um aðgang að gögnum (5. gr., 15. gr. og 17. gr. upplýsingalaga)

Sá sem óskar aðgangs að gögnum hjá stjórnvöldum á grundvelli upplýsingalaga getur óskað eftir að fá að kynna sér fyrirliggjandi gögn tiltekins máls eða tiltekin fyrirliggjandi gögn. Setja má það skilyrði að beiðni komi fram á eyðublaði sem lagt er til. Stjórnvaldi er skylt að taka ákvörðun um hvort það verði við beiðni svo fljótt sem verða má. Hafi beiðni ekki verið afgreidd innan sjö daga frá móttöku hennar skal skýra frá ástæðu tafanna og hvenær ákvörðunar sé að vænta.

Aðgangur að gögnum (5. gr. upplýsingalaga)

Sérhver maður getur krafist aðgangs að gögnum hjá stjórnvöldum. Hvorki þarf að sýna fram á sérstök tengsl við málið eða aðila þess né fram á hagsmuni þess að fá umbeðnar upplýsingar. Er upplýsingaréttur almennings að þessu leyti ólíkur flestum öðrum reglum um aðgang að gögnum hjá stjórnvöldum.

Sé þess óskað er stjórnvöldum skylt, með ákveðnum undantekningum, að veita almenningi aðgang að öllum gögnum sem varða tiltekið mál og einnig að tilteknum fyrirliggjandi gögnum, þó svo ekki sé hægt að tengja þau við tiltekið mál. Rétturinn nær einungis til gagna sem liggja fyrir hjá stjórnvöldum þegar beiðni er borin fram. Í lögunum felst almennt ekki skylda fyrir stjórnvöld að útbúa gögn eða afla gagna, séu þau ekki fyrirliggjandi.

Vinnugögn (8 gr. upplýsingalaga)

Meðal gagna sem almenningur hefur ekki aðgang að eru vinnugögn, það er gögn sem stjórnvöld hafa ritað eða útbúið til eigin nota við undirbúning ákvörðunar eða annarra lykta máls. Ef vinnugögn eru hins vegar send á milli ráðuneyta eða tiltekins ráðuneytis og stofnunar verða þau almennt ekki undanþegin nema gögnin tengist starfi nefnda eða starfshópa sem stjórnvöld hafa sett á fót með formlegri ákvörðun og fastmótuðu hlutverki. Með þessu er stjórnvöldum veitt svigrúm til þess að vega og meta mál skriflega til undirbúnings að úrlausn.

Frá þessari reglu eru þó undantekningar. Meðal annars á almenningur rétt til aðgangs að vinnuskjölum ef þau hafa að geyma endanlega ákvörðun um afgreiðslu máls og rétt til aðgangs að upplýsingum sem ekki verður aflað annars staðar frá. Ef aðrar aðgangstakmarkanir eiga ekki við skal í öllu falli veita aðgang að vinnugögnum þegar liðin eru átta ár frá því þau urðu til.

Aðgangur óheimill (7. gr., 9. gr., 10. gr. og 11. gr. upplýsingalaga)

Öll gögn önnur en nöfn og starfsheiti umsækjenda, sem snerta veitingu opinberra starfa, það er ráðningu, skipun eða setningu starfsfólks, eru undanþegin aðgangi almennings. Einnig umsóknir, einkunnir, meðmæli, umsagnir um umsækjendur og öll önnur gögn í slíkum málum.

Þá er óheimilt að veita almenningi aðgang að gögnum þar sem fram koma upplýsingar um einka- eða fjárhagsmálefni einstaklinga. Sem dæmi um upplýsingar sem leynd á að ríkja um eru upplýsingar um heilsuhagi, kynþátt, stjórnmálaskoðanir og trúarbrögð. Ennfremur er óheimilt að veita almenningi aðgang að gögnum er varða mikilvæga fjárhags- eða viðskiptahagsmuni fyrirtækja og annarra lögaðila, þar með taldar upplýsingar sem skatta- og tollayfirvöld búa yfir.

Loks eru takmarkanir á upplýsingarétti vegna almannahagsmuna, til dæmis upplýsingar um öryggi ríkisins og varnarmál, um samskipti við önnur ríki eða fjölþjóðastofnanir, um efnahagslega mikilvæga hagsmuni ríkisins og um viðskipti opinberra fyrirtækja sem eru í samkeppni við aðra aðila.

Það ber að athuga að heimilt er að veita aðgang að gögnum umfram skyldu, enda standi aðrar lagareglur því ekki í vegi, svo sem ákvæði laga um þagnarskyldu og persónuvernd. Þegar beiðni um aðgang að upplýsingum er synjað ber stjórnvöldum í vissum tilvikum að taka afstöðu til þess hvort veita eigi aðgang í ríkari mæli en skylt er samkvæmt lögunum.

Leiðbeiningaskylda (15. gr. upplýsingalaga)

Beiðni um upplýsingar má vísa frá ef ekki er talið mögulegt að afmarka hana við tiltekin gögn eða tiltekið mál. Áður en til þess kemur ber að veita málsaðila leiðbeiningar og gefa honum færi á að afmarka beiðni sína nánar. Eftir atvikum ber stjórnvaldi að afhenda aðila lista yfir mál sem ætla má að beiðni hans geti beinst að í þeim tilgangi að hann geti tilgreint það mál þar sem hann óskar eftir aðgangi að gögnum.

Beiðni má í undantekningartilfellum hafna ef það væri mjög tímafrekt að verða við henni eða ef sterkar vísbendingar eru um að beiðni sé sett fram í ólögmætum tilgangi.

Afhending gagna og gjaldtaka (18. gr. upplýsingalaga)

Aðgang að gögnum skal veita á því formi eða sniði og á þeim tungumálum sem þau eru varðveitt á. Þegar gögn eru eingöngu varðveitt á rafrænu formi getur aðili valið á milli þess að fá þau afhent á því formi eða útprentuð á pappír. Ef gögnin eru þegar aðgengileg almenningi þarf ekki að afhenda gögnin en tilgreina skal nákvæmlega hvar og með hvaða hætti upplýsingarnar eru aðgengilegar.

Þegar skjöl eru mörg eða aðstaða til ljósritunar ekki fyrir hendi er heimilt að fela öðrum að sjá um ljósritun þeirra. Aðili skal þá greiða þann kostnað sem hlýst af ljósritun skjalanna og annarra gagna samkvæmt gjaldskrá sem ráðherra setur.

Ráðherra ákveður með gjaldskrá hvað greiða skuli fyrir ljósrit og afrit gagna á grundvelli stjórnsýslulaga (Gjaldskrá nr. 306/2009). Ef fyrirsjáanlegt er að kostnaður verði hærri en 10.000 kr. er heimilt að krefjast fyrirframgreiðslu.

Rökstuðningur, birting og leiðbeiningar (19. gr. upplýsingalaga)

Ákvörðun um að synja beiðni um aðgang að gögnum, sem borin hefur verið fram skriflega, skal tilkynnt skriflega og rökstudd stuttlega. Í ákvörðun skal koma fram afstaða stjórnvalds til þess hvort veita eigi aðgang í ríkari mæli en skylt er og leiðbeiningar um rétt til kæru til úrskurðarnefndar um upplýsingamál.

Þegar beiðni um aðgang að gögnum er afgreidd með vísan til þess að umbeðnar upplýsingar séu þegar aðgengilegar almenningi og án þess að umbeðin gögn séu afhent, skal tilgreina nákvæmlega hvar og með hvaða hætti upplýsingarnar eru aðgengilegar.

Þegar veittur er aðgangur að gögnum sem þriðji maður á lögvarin réttindi yfir samkvæmt höfundalögum skal veita upplýsingar um nafn rétthafa, liggi þær fyrir.

Um málsmeðferð fer að öðru leyti eftir stjórnsýslulögum.

Úrskurðarnefnd um upplýsingamál

Sjálfstæðri stjórnsýslunefnd, úrskurðarnefnd um upplýsingamál, er falið að leysa úr ágreiningsmálum um aðgang almennings að upplýsingum hjá stjórnvöldum. Þannig geta þeir sem synjað hefur verið um aðgang að gögnum kært synjunina til nefndarinnar. Úrskurðum hennar verður ekki skotið til annarra stjórnvalda.

Úrskurðir nefndarinnar hafa fordæmisgildi fyrir önnur stjórnvöld og stuðla þannig að auknu samræmi í framkvæmd upplýsingalaga.

Fyrir utan þær reglur um málsmeðferð sem fram koma í stjórnsýslulögum og öðrum lögum hefur Reykjavíkurborg sett sér verklagsreglur í fjölmörgum málaflokkum sem einnig hafa þýðingu við mat á því hvort málsmeðferð hafi verið í samræmi við lög og góða stjórnsýsluhætti.
 
Fagsvið ráðgjafar aðstoðar borgarbúa við að vega og meta hvort málsmeðferð Reykjavíkurborgar hafi verið í samræmi við þær kröfur sem stjórnsýslulög og önnur lög og reglur setja um málsmeðferð.

Einstaklingur fær óhagstæðari meðferð en annar vegna kyns, kynhneigðar, fötlunar, aldurs, heilsufars, trúar- og stjórnmálaskoðana eða annarrar stöðu.
 
Dæmi um beina mismunun er þegar hæfur umsækjandi, sem jafnframt er blindur, er ekki tekinn til greina við ráðningu í skrifstofustarf þar sem vinnuveitandi gerir ráð fyrir að blindir séu ekki jafnfærir á tölvur og þeir sem sjá.
 
Dæmi um beina mismunun vegna aldurs: Starfsmanni er tjáð að hann fái ekki að sækja símenntun vegna þess að hann fari brátt á eftirlaun.

Það telst hins vegar ekki vera óbein mismunun ef hægt er að rökstyðja ráðstafanirnar sem gerðar eru, skilyrðin sem eru sett eða viðmiðin á hlutlausan hátt og þær miða að lögmætu markmiði.
 
Dæmi um óbeina mismunun: Nyamko fer í sund. Hún klæðir sig í sundföt, fer í sturtu og gerir sig líklega til að stinga sér í laugina. Hún er þá stoppuð af baðverði sem bendir henni á að í sundlaugum borgarinnar eigi sundgestir að þvo sér vandlega án sundfata áður en þeir fara í laugina. Nyamko segir að sökum trúarskoðana sinna þá geti hún ekki afklætt sig fyrir framan aðra. Baðvörður segir að hún megi ekki fara í laugina án þess að þvo sér án sundfata. Hún biður þá um aðgang að aðstöðu þar sem hægt sé að þvo sér í lokuðu rými. Í þessari sundlaug er slík aðstaða ekki í boði og því kemst Nyamko ekki í sund.

Dæmi um fjölþætta mismunun: Karlmaður, sem einnig er múslimi, er hæfasti einstaklingurinn í hópi umsækjenda í starfi með börnum hjá borginni. Hann fær ekki stöðuna og leggur fram kvörtun. Yfirmaðurinn á starfsstaðnum harðneitar því að mismunun hafi átt sér stað og bendir á að á vinnustaðnum starfi bæði karlmaður og múslímsk kona. Þegar málið er skoðað nánar þykir þó ljóst að mismunum hafi átt sér stað á grundvelli þess að maðurinn var bæði karlkyns og múslimi.

Markmið

Markmið reglnanna er að stuðla að því að upplýst verði um lögbrot og aðra ámælisverða háttsemi í starfsemi Reykjavíkurborgar og draga þannig úr slíkri háttsemi. Með ámælisverðri háttsemi er átt við hátterni sem stefnir almannahagsmunum í hættu, t.d. hátterni sem ógnar heilsu eða öryggi fólks eða umhverfi, án þess að um sé að ræða augljóst brot á lögum og reglum.

Starfsmenn geta miðlað upplýsingum með innri eða ytri uppljóstrun. Ytri uppljóstrun er að jafnaði ekki heimil nema innri uppljóstrun hafi fyrst verið reynd til þrautar.

Innri uppljóstrun

Starfsmönnum Reykjavíkurborgar er skylt að greina frá upplýsingum eða miðla gögnum í góðri trú um brot á lögum eða aðra ámælisverða háttsemi í starfsemi borgarinnar til aðila sem stuðlað getur að því að látið verði af eða brugðist við hinni ólögmætu eða ámælisverðu háttsemi.

Það fer eftir atvikum og aðstæðum til hvaða aðila rétt er að miðla upplýsingum eða gögnum.. Starfsmaður getur miðlað til meðferðar hjá Innri endurskoðun og ráðgjöf í gegnum sérstaka rafræna vefgátt á vefsíðu Reykjavíkurborgar. Tryggt skal að í þeirri gátt séu viðhafðar sérstakar öryggisráðstafanir til að vernda persónuupplýsingar.

Innri endurskoðun og ráðgjöf skal í vefgátt veita almenna fræðslu um réttindi uppljóstrara samkvæmt persónuverndarlögum og leiðbeina þeim um möguleika á að leita stuðnings hjá mannauðs- og starfsumhverfissviði.

Ytri uppljóstrun

Starfsmanni sem miðlað hefur upplýsingum eða gögnum án þess að það hafi leitt til fullnægjandi viðbragða innan Reykjavíkurborgar eða af hálfu lögregluyfirvalda eða annarra opinberra eftirlitsaðila sem við eiga, er heimilt í góðir trú að miðla umræddum upplýsingum eða gögnum til utanaðkomandi aðila, þar á meðal fjölmiðla, svo fremi sem starfsmaðurinn hafi réttmæta ástæðu til að ætla að um sé að ræða háttsemi sem getur varðað fangelsisrefsingu.

Í algjörum undantekningartilvikum, þegar miðlun skv. framangreindu, kemur af gildum ástæðum ekki til greina, er miðlun til utanaðkomandi aðila heimil án þess að innri uppljóstrun hafi átt sér stað, svo sem ef starfsmaður býr yfir upplýsingum um háttsemi sem felur í sér mikla og yfirvofandi hættu á tjóni á umhverfi eða á efnahag landsins þar sem ljóst er að innri uppljóstrun myndi ekki duga eða tæki of langan tíma til að koma í veg fyrir hættuna.

Hvernig ber starfsmaður sig að

Það fer eftir atvikum og aðstæðum til hvaða aðila er rétt að miðla upplýsingum eða gögnum. Starfsmaður getur:

·       leitað til Innri endurskoðunar og ráðgjafar með því að fara inn á sérstaka rafræna vefgátt á vefsíðu Reykjavíkurborgar: ** https://reykjavik.whistleblowernetwork.net/frontpage**

o   Þar er hægt að fylla út **eyðublað **eða senda póst úr öruggu pósthólfi

o   Hægt er að velja um íslensku og ensku

·       leitað til næsta yfirmanns eða til yfirboðara hans ef upplýsingarnar eða gögnin varða viðkomandi yfirmann

·       leitað stuðnings hjá mannauðs- og starfsumhverfissviði m.a. til þess að kanna möguleika á flutningi starfsmanns í starfi, óski hann þess

·       ef ofangreindir aðilar eru ekki til þess bærir að stuðla að því að látið verði af eða brugðist við háttseminni kann að vera rétt að beina máli til til lögregluyfirvalda eða annarra opinberra eftirlitsaðila eftir því sem við getur átt, t.d. umboðsmanns Alþingis, ríkisendurskoðanda eða Vinnueftirlitsins.

Vernd uppljóstrara

Miðlun upplýsinga eða gagna, að fullnægðum skilyrðum ákvæða laga nr. 40/2020, um vernd uppljóstrara og ákvæðum reglnanna, telst ekki brot á þagnar- eða trúnaðarskyldu sem starfsmaðurinn er bundinn af samkvæmt lögum, siðareglum eða samningum. Slík miðlun leggur hvorki refsi- né skaðabótaábyrgð á viðkomandi og getur ekki leitt til stjórnsýsluviðurlaga eða íþyngjandi úrræða að starfsmannarétti.

Óheimilt er að láta starfsmann sæta óréttlátri meðferð sem miðlað hefur upplýsingum eða gögnum skv. ákvæðum laga um vernd uppljóstrara og reglnanna.

Nánari upplýsingar er að finna í:

Reglum um verklag vegna uppljóstrunar starfsmanna um lögbrot eða aðrar ámælisverða háttsemi í starfsemi Reykjavíkurborgar

Reglurnar voru samþykktar í borgarráði 01.07.2021

Félag um innri endurskoðun hefur þýtt staðla IIA um innri endurskoðun yfir á íslensku skv. forskrift samtakanna. Núverandi útgáfa tók gildi 1. janúar 2017. Sjá hér.